בעלי עסקים עצמאים צריכים לעקוב אחר הכספים שלהם. אבל מה זה באמת אומר? זו אחת השאלות הנפוצות שאני נשאלת.
"אחרי מה בעלי עסקים צריכים לעקוב ומה לעשות עם המידע שהם מוצאים?"
קודם כל, בואו נבין למה צריך לעקוב אחר הנתונים שלכם? יש 2 סיבות:
מעקב לצורך תשלומי מיסים – זה הצד הטכני של הדיווחים לרשויות המס, לצורך עמידה בהוראות החוק.
מעקב לצורך קבלת מידע – זה הצד הניתוחי של הדברים. זה איך אתם מחברים את המידע שאתם עוקבים אחריו לקבלת ההחלטות שלכם.
לעסק שלכם יש שפה משלו, שהיא "שפת הכסף". על ידי הבנת המספרים שלכם, תהיו יכולים לשאול את העסק שלכם שאלות והוא אפילו יענה לכם. כך תקבלו מידע ממש חשוב על העסק שלכם ולא תצטרכו לנחש מה יהיה הצעד הבא שעליכם לעשות בעסק.
האם אתם מוכנים ללמוד את שפת הכסף של העסק שלכם?
אז תישארו איתי, כי אנחנו הולכים לדבר על:
🔍 מעקב אחר ההכנסות
🔍 מעקב אחר ההוצאות
🔍 מעקב אחר הרווח
🔍 התפקיד של תשלומי המיסים בעסק שלכם
🔍 מעקב אחר תזרים המזומנים
מעקב אחר הכנסות:
ההכנסות שלכם זה כל ההכנסות של העסק, לפני שהפחתתם את ההוצאות של העסק (כמו הוצאות שכירות, הוצאות אחזקה, הוצאות משרדיות ועוד).
ההכנסות שלכם זה בעצם כל הכסף שנכנס לכם לעסק מהשירותים או המוצרים שלכם.
אתם צריכים לעקוב אחר ההכנסות שלכם לצורך הדיווחים לרשויות המס.
אתם יכולים לקחת את המעקב אחר ההכנסות צעד אחד קדימה ולחלק את ההכנסות לקטגוריות ספציפיות. כאן השפה של העסק נכנסת לפעולה.
אם יש לכם מספר מקורות הכנסה, כדאי להבחין ביניהם כדי לראות איפה אתם מרוויחים הכי הרבה או הכי פחות כסף. זה מאפשר לכם לראות איך אתם מכניסים כסף לעסק ולהבין למה יש לכם שינויים בהכנסות של העסק.
לצורך הדיווח לרשויות המס אתם מדווחים על ההכנסות שלכם בעסק כמספר אחד. לא מעניין את רשויות המס מאיזה מקור הכנסה הגיעה כל הכנסה. לדעתי, לא מספיק לדעת רק כמה הכנסות יש לכם בעסק. אם יש לכם מספר מקורות הכנסה, חשוב שתבחינו איזה מקורות הכנסה יש לכם בעסק וכמה כל מקור הכנסה מכניס לעסק.
אולי יש לכם מקור הכנסה אחד שמכניס הרבה כסף לעסק, אבל הוא מייצר הרבה הוצאות, אז הרווחיות שלו נמוכה. יכול להיות שכשאתם מסתכלים על ההכנסות זה נראה לכם גבוה, אבל בפועל זה לא. אלה בדיוק הניואנסים החשובים.
אני אומרת שבמינימום, אתם צריכים להבין - איך אתם מכניסים כסף? זה אומר, לקחת את סכום ההכנסות הגדול שאתם מדווחים לרשויות המס ולחלק את זה למקורות הכנסה שונים – בשבילכם.
מה נכנס מכל מקור הכנסה?
איפה ההכנסה גדלה?
איפה ההכנסה לא גדלה?
איפה יש לכם צמיחה עסקית ואיפה לא?
ולהבין האם זה טוב או לא טוב בשבילכם.
אני רוצה להוסיף עוד נקודה – כדאי לחשוב - למה מקור הכנסה אחד צומח והשני לא.
מה גורם לשינוי הזה בהכנסות, לטוב או לרע?
אם למשל – החודש יש לכם מקור הכנסה שצמח ב- 20%, אז תשאלו – למה זה קורה? מה עשיתם אחרת עם מקור ההכנסה הזה ולא עם האחרים? האם התהליך הזה ניתן לשחזור כדי שזה יחזור בכל חודש? או שאולי זה מבוסס על עונתיות..
צריך להבין למה השינויים האלה קורים ובמה אתם יכולים לשלוט.
כי בסיבה כמו "עונתיות" אתם לא באמת יכולים לשלוט, אבל חשוב להבין שאתם תלויים בעונתיות בעסק שלכם כדי לתכנן מה לעשות בתקופות החלשות בעסק.
חשוב להבין למה יש לכם פיקים בהכנסות או ירידות בהכנסות, בכל מקור הכנסה שיש לכם בעסק.
זה מאפשר לכם לראות איפה יש פוטנציאל לצמיחה ומתי שירות או מוצר לא הכי טובים למודל העסקי שלכם.
מעקב אחר הוצאות:
כמו הכנסות, אתם עוקבים אחר ההוצאות שלכם לצורך תשלומים לרשויות המס.
בדוח רווח והפסד של העסק שלכם, אתם נדרשים לפרט את ההוצאות לפי קטגוריות הוצאות שונות. זה עוזר להבין כמה כסף אתם מוציאים על הוצאות מוכרות בכל חודש. זה הצד הטכני.
בואו נדבר על הצד הניתוחי של ההוצאות -
כדאי שתעקבו אחר ההוצאות שלכם בצורה יותר מפורטת ממה שאתם עוקבים לצורך דיווח לרשויות המס. למה אני מתכוונת?
נניח שיש לכם הוצאות משרדיות ואתם מדווחים עליהן כמספר אחד בדוח רווח והפסד. אולי אתם רוצים להבין מה יש בתוך ההוצאות המשרדיות האלה? כמה אתם מוציאים על משלוחים, כמה אתם מוציאים על תוכנות מסוימות.. את רשויות המס הפירוט הזה לא מעניין, אבל אתכם זה יכול לעניין. ואם זה מעניין אתכם, אז תחליטו שאתם עוקבים אחרי זה.
אז כשזה נוגע לשאלה - אחרי איזו הוצאה לעקוב? זה תלוי במה שחשוב לכם לדעת ולהבין.
איך תדעו מה חשוב לכם? זה בד"כ נובע מהאתגרים שיש לכם בעסק.
אם יש לכם אתגר שאתם מרגישים שהכסף שלכם אוזל וזה לא נראה לכם שזה בגלל הוצאות השכירות כי אלה הוצאות קבועות אצלכם, אז אולי זה נובע מהוצאות אחרות בעסק, כמו הקניות שאתם עושים או אולי זה בגלל ההוצאות שלכם על קבלני משנה או על שירותים מקצועיים. אז בהוצאות האלה אתם יכולים לפרט יותר ולהתחיל לעקוב אחר הוצאות הקניות בצורה מדויקת יותר, בחלוקה לקטגוריות קטנות יותר וכך אולי להבין – למה אתם מוציאים הרבה כסף? למה אתם מרגישים שהכסף בורח לכם?
מה אתם צריכים להבין?
מה ההוצאות הקבועות בעסק? אתם צריכים להבין כמה אתם צריכים להוציא במינימום הכרחי כדי להפעיל את העסק שלכם? אלה הוצאות שבלעדיהן לא תוכלו לפעול בעסק ולהכניס כסף. כמה דוגמאות: הוצאות על שכירות, הוצאות על תוכנות, הוצאות על עובדים חיוניים בעסק, אולי גם שיווק ופרסום. כמה עולה לכם במינימום הנדרש להפעיל את העסק. בלי כל הכסף שאתם מוציאים בעסק שעוזר לכם להפעיל את העסק בקלות יותר או ביעילות יותר , כמו תוכנות מסוימות שנועדו להקל על העבודה. הכוונה היא – אם הייתם צריכים להגיע לבסיס של העסק, כמה עולה לכם להפעיל את העסק.
אילו קטגוריות של הוצאות יש לכם בעסק? להבין איפה אתם מוציאים כסף ולמה אתם מוציאים כסף בקטגוריות האלה. ה"למה" הזה זה הדעה האישית שלכם. "למה" אני צריך להוציא כסף על קבלני משנה? אצל מישהו אחד זה יכול להיות אקסטרא ולא חובה להפעלת העסק, ואצל מישהו אחר זה יכול להיות חובה, כי הוא עסוק בפיתוח מוצר אחר והוא לא יכול לדאוג לדברים אחרים בעסק, לכן מעסיק קבלני משנה. אבל לפעמים ה"למה" לא ברור. לא יודעים למה מוציאים כסף על הוצאות מסוימות. אז אתם צריכים להבין איפה אתם מוציאים כסף? ולמה? והאם הלמה הוא הגיוני?
מעקב אחר רווחים:
בשלב הבא, כדאי לעקוב אחרי כמה כסף העסק שלכם מרוויח – ידוע כרווח או כהכנסה חייבת. הכנסות פחות הוצאות זה הרווח.
אם זה חיובי, אז הכנסתם יותר מאשר הוצאתם ואז יש רווח.
אם זה שלילי, אז הוצאתם יותר מאשר הכנסתם ואז יש הפסד.
ההבנה של הרווח תעזור לכם להבין האם אתם הולכים לכיוון של מודל עסקי יציב.
רווח זה חשוב!! אתם לא יכולים שיהיה לכם עסק שלא מרוויח אף פעם. לא חייבים להרוויח בהתחלת העסק. יש הרבה עסקים שלוקח שנים עד שמרוויחים, אז אני לא אומרת שאתם צריכים רווח בחודש הראשון או אפילו בשנה הראשונה, אבל אם העסק שלכם בן 5 ל- 10 שנים ובאופן עקבי אתם לא מרוויחים, אז אתם צריכים לעשות הערכה מחדש. הערכה מחדש היא לבדוק האם יש משהו במודל העסקי שלכם, שהוא לא יציב.
מודל עסקי יכול להיות – הדרך שאתם מכניסים כסף לעסק ומצד שני ההוצאות שיש לכם כדי להשיג את ההכנסות האלה. אולי יש לכם הוצאות שלא מחזירות ערך טוב להשקעה? וזה הזמן לשנות את הדרך שלכם בנוגע להוצאה הזו.
כאן הרווח עוזר לכם להבין – האם המודל העסקי הזה הולך להיות יציב.
דבר נוסף, כשאתם מסתכלים על הרווח, תצטרכו לשאול את עצמכם – האם הרווח של העסק מספיק? אני לא יכולה להגיד לכם האם זה מספיק. אתם צריכים להחליט האם זה מספיק.
אתם צריכים לחשוב - מה אתם הולכים לעשות עם הרווח? -
האם תשלמו לעצמכם?
האם אתם יכולים לשלם לעצמכם?
האם אתם חוסכים לתשלומי מיסים?
האם אתם יכולים לשלם את החובות שלכם?
האם תשתמשו ברווח לטובת השקעות עתידיות
או לטובת הפקדה בתוכנית חיסכון לשעת חירום?
לכל אחד מכם יש שילוב של הדברים האלה, אז האם הרווח מספיק לכל הצרכים שלכם?
ובדיוק כמו עם ההכנסות שדיברנו קודם, תבינו את השינויים שיש לכם ברווח, ולמה יש שינויים. למה הרווח עולה בחודש אחד ויורד בחודש אחר? תבינו למה הכנסות והוצאות נותנות רווח מסוים בחודש מסוים.
או אולי רק להבין – אם הרווחתי, אולי זה בגלל שקיצצתי בהוצאות ולא בגלל שהכנסתי יותר כסף. העניין הוא שאתם רוצים להבין למה.
התפקיד של תשלומי המיסים בעסק שלכם:
אתם לא רוצים לשכוח מתשלומי המיסים שלכם, הם חשובים בדיוק כמו הרווח שלכם או ההכנסות וההוצאות שלכם.
לתשלומי המיסים יכולים להיות השפעה גדולה על הבריאות הפיננסית של העסק שלכם אם אתם לא חוסכים להם. אתם לא רוצים להגיע לסוף השנה ולקבל הפתעה לא נעימה של סכום כסף גדול שאתם צריכים לשלם ואין לכם מאיפה לשלם.
אתם צריכים לעקוב כמה אתם צריכים לשלם למיסים והאם אתם על המסלול או שלא.
בעלי עסקים עצמאים נדרשים לשלם לרשויות המס – מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי, אחת לחודש או אחת לחודשיים ויש כאלה שמשלמים אחת לשנה. הרבה בעלי עסקים משלמים מקדמות למס הכנסה ולביטוח לאומי במהלך השנה וזה מצוין. כדאי מאוד שתבדקו שסכום המקדמות תואם להכנסות ולהוצאות שלכם כדי תשלמו כמה מיסים שצריך, לא פחות ולא יותר.
אני לא אכנס לנושא הזה לעומק, אבל אני רק אגיד, שאתם צריכים להבין כמה מיסים אתם צריכים לשלם ומתי ולהתכונן לזה!! גם אם זה יהיה סכום מוערך ולא בדיוק, זה בסדר, העיקר שלא תגיעו למצב שלא יהיה לכם מאיפה לשלם.
תמשיכו לעקוב באופן שוטף אחר סכומי המיסים שאתם צריכים לשלם והכי אידאלי לחסוך בכל חודש.
מעקב אחר תזרים המזומנים:
חשוב לדעת כמה מזומן יש לכם זמין וכמה כסף תצטרכו כדי לשלם בחשבונות הקרובים?
זה נקרא – תזרים מזומנים. תזרים מזומנים זה כל הכסף שנכנס לעסק וכל הכסף שיוצא מהעסק שלכם, כולל הוצאות של העסק, תשלום לעצמכם, תשלום למיסים, וכל הלוואה או חוב שיש לכם.
אתם צריכים לעקוב אחרי היתרה בבנק שלכם ומה עומד להגיע מבחינת הכנסות והוצאות.
ידיעה והבנה של תזרים המזומנים, זה צעד אקטיבי שלכם מאחר ואתם מסתכלים לכיוון העתיד ומתכננים אותו. אם יש חשבונות גדולים שתצטרכו לשלם בעוד שבוע, אתם צריכים לוודא שיש לכם כסף לשלם אותם. כדאי לחשוב – מה צפוי להיכנס לחשבון והאם אתם יכולים לסמוך על זה שהכסף באמת ייכנס לבנק?
אם לא יהיה לכם מספיק כסף זמין לשלם על ההוצאות שלכם, אז תצטרכו לייצר תוכנית איך אתם מנהלים את תשלומי הכסף העתידיים?
האם תיקחו הלוואה מהבנק?
האם תשתמשו בחסכונות שלכם?
האם תיכנסו למינוס בחשבון הבנק?
האם תדחו את התשלומים העתידיים?
האם לא תשלמו לעצמכם?
במידה ואתם לא מצליחים לשלם - האם יש לכם בעיה תזרימית? עליכם לנסות ולהבין – למה יש לכם בעיה תזרימית? למה בסוף החודש אני לא יכול לשלם לעצמי ולהחזיר חובות? או לחסוך? לפעמים הבעיה היא שאנחנו נותנים ללקוח יותר מידי זמן לשלם לנו, נניח 30 יום וצריך לשנות את ימי התשלום ל- 15 יום. או שאני צריך להתחיל לגבות מקדמה עבור השירות שנתתי ללקוחות כדי שיהיה לי מזומן זמין.
איך תגרמו לכך שלא יהיו לכם בעיות תזרימיות בעתיד? זה קצת יותר מורכב כי אתם צריכים לחשוב על העתיד ומה הולך להיות במקום לנתח את מה שקרה בעבר וזה דורש תרגול. חשוב לא רק לדעת את המספרים בעסק שלכם, אלא גם להבין אותם.
אלה 5 הפעולות שיעזרו לכם להבין לא רק איך לעקוב, אלא גם למה לעקוב ואיך להשתמש בנתונים שלכם כדי לנתח יותר טוב את העסק שלכם.
צאו לדרך חברים, עם עסק מסודר יותר, מאורגן יותר ועם הרבה יותר כסף בעסק.
אני כאן בשבילכם 🌺
📌 רוצים לקבל מדריך וידאו במתנה לחיסכון בתשלומי המיסים ולהתנהלות נכונה יותר? לחצו כאן
מדריך זה נועד למסירת מידע בלבד ואין לראות בו כמתן חוות דעת ו/או ייעוץ מקצועי.