איך לשמור על התנהלות פיננסית טובה בעסק?

אם העסק שלכם חשוב לכם ואתם רוצים לייצר כמה שיותר הכנסות וכסף מהעסק, ואם אתם רוצים לצאת מהלופ של "אין לי כסף להעביר הביתה" ו"אני לא מוצא את הידיים והרגליים בכל הניירת והניהול של הכסף". 👈👈 אתם חייבים לעשות את הדברים אחרת ולהגיע לתוצאות כספיות מעולות!


בין אם העסק שלכם בתחילת הדרך ובין אם יש לכם עסק ותיק, כשיש לכם בהירות על הנתונים הפיננסיים של העסק ועל המטרות והיעדים הפיננסיים, אתם יכולים להבטיח שהעסק שלכם ימשיך לצמוח ולפרנס אתכם עוד הרבה שנים.


בואו נלמד יחד, 6 פעולות שיעזרו לכם לשמור על התנהלות פיננסית טובה בעסק (שאתם יכולים להתחיל לעשות עוד היום):


🎯 פעולה מס' 1: שימו את הקבלות והחשבוניות במקום אחד

כשיש לכם בלגן בכל הניירת של העסק זה משפיע מאוד על הארגון של הכספים בעסק. לכן עליכם לשמור ולסדר את כל המסמכים הפיננסיים של העסק.

בואו נתייחס לשני סוגים של מסמכים וניירת – קבלות וחשבוניות פיזיות לעומת דיגיטליות.

  • לגבי מסמכים פיזיים - צריך פשוט לשים אותם במקום אחד קבוע. כשאתם מקבלים חשבוניות או קבלות חדשים פשוט תתרגלו לשים אותם באותו מקום בכל פעם. אני אוהבת לשים אותם בתוך שמרדף במגרה שלי. בנוסף יש לי מקום מיוחד בארנק שבו אני שמה את כל הקבלות והחשבוניות ברגע שאני מקבלת כאלה. זה לא נכנס לכיס שלי וגם לא לתיק שלי. אני פשוט מכניסה אותם לאותו מקום בכל פעם. מאוד קל ופשוט לעשות את זה.

  • לגבי החשבוניות והקבלות הדיגיטליות - זה אפילו פשוט יותר. פתחו תיקיה במייל שלכם שנקראת "חשבוניות וקבלות" ובכל פעם שאתם מקבלים חשבונית או קבלה למייל תכניסו אותן לתיקייה שיצרתם. או פשוט תדפיסו את הקבלות ותכניסו לשמרדף, כי מס הכנסה דורש שנדפיס את המסמכים הדיגיטליים שאנחנו מקבלים. אני אתן לכם טיפ - כשאני קונה משהו אונליין אני מחכה באותו רגע לחשבונית שלי ואז אני פשוט מדפיסה אותה. זה לוקח ממש כמה שניות לעשות את זה. אבל זה כל כך כיף להרגיש מסודרים ומאורגנים.

תהנו מהתהליך של לשים את המסמכים במקום. אם תהנו מזה שאתם מסודרים יהיה לכם קל יותר להתמיד.


🎯 פעולה מס' 2: עבדו על ענייני הכספים שלכם אחת לשבוע, באותו יום ובאותה שעה

מטרת הפעולה היא לייצר לוחות זמנים קבועים לטיפול בכספים שלכם.

תבחרו יום ושעה קבועים בכל שבוע פגישה עם הכסף שלכם. תבחרו יום שיש לכם רמת אנרגיה טובה ואז

התנהלות פיננסית בעסק, הוצאות מוכרות, עוסק פטור, עסק עצמאיי

תבחרו שעה ביום שבה אתם מתפקדים הכי טוב. אם אתם אנשים של בוקר אז תבחרו בשעת בוקר. אם אתם אנשים של לילה אז תבחרו שעת ערב כדי שתביאו את עצמכם הכי טוב לטפל בכספים שלכם.

לפגישה החשובה הזו אני קוראת "הפגישה עם הכסף" ואתם יכולים לצפות בסרטון שהכנתי בדיוק על הפגישה הזו.


🎯 פעולה מס' 3: תעדו את העסקאות והכניסו אותן לקטגוריה הנכונה

עכשיו שקבעתם פגישה קבועה וחוזרת עם הכסף שלכם בעסק, אתם צריכים להכניס גם את הפעולה הזו. תיעוד העסקאות וסיווג בקטגוריה הנכונה זה הבסיס לכל תיעוד פיננסי. הכוונה לחלק של הנהלת החשבונות שלכם בעסק.

  • למי שיש רואה חשבון שמטפל לו בהנהלת החשבונות בשוטף - אתם צריכים להכניס את המסמכים שאספתם (הכנסות והוצאות) לתוך קלסר או לתוך שקית ולהעביר לרואה חשבון פעם בחודש או פעם בחודשיים והוא יבצע את תיעוד העסקאות עבורכם במערכת הנהלת חשבונות.

  • אם אין לכם רואה חשבון ואתם עושים את הנהלת החשבונות של העסק בעצמכם - לפי הוראות ניהול ספרים אתם צריכים לתעד את העסקאות שלכם בספר תקבולים תשלומים או בתוכנה ממוחשבת. ככל שיש יותר הוצאות וכמות עסקאות גדולה יותר כדאי להשתמש בתוכנה ממוחשבת ולא בספר תקבולים תשלומים.

אם אתם משתמשים בתוכנה ממוחשבת אתם צריכים להקליד את העסקאות שלכם (הכנסות והוצאות) ואת ההוצאות לסווג לקטגוריה המתאימה (למשל - ציוד משרדי, רכישת תוכנה לעסק, הוצאות של הרכב ועוד). מלאו את תאריך העסקה, את הסכום של העסקה ואת הקטגוריה הרלוונטית.

חוששים שזה לוקח הרבה זמן? כשתעשו זאת אחת לשבוע אז לא יהיה לכם הרבה מה למלא וזה ייקח לכם ממש כמה דקות.


🎯 פעולה מס' 4: עקבו אחר ההוצאות שלכם בעסק

לפעולה הזו יש שתי מטרות עיקריות:

  • לבדוק על מה אתם מוציאים כסף בעסק וכמה כסף אתם מוציאים, כדי להיות במעקב.

  • כדי שלא תפספסו הוצאות מוכרות של העסק. ההוצאות שלכם בעסק משפיעות באופן ישיר על כמות המיסים שתשלמו. אז ככל שיהיו לכם יותר הוצאות מוכרות תשלמו פחות מיסים.

עברו על חשבון הבנק של העסק שלכם ועל כרטיס האשראי של העסק וחפשו את כל ההוצאות של העסק (אני ממליצה להפריד בין חשבון הבנק של הבית ושל העסק, מצרפת לכם סרטון על הנושא הזה). ודאו שיש לכם חשבונית מס או קבלה על כל ההוצאות כי בלי אסמכתא להוצאה, מבחינת מס הכנסה, ההוצאה לא קיימת.

כדאי שתעקבו אחרי כל ההוצאות שלכם אחת לשבוע, כך תהיו עם האצבע על הדופק כמה כסף אתם מוציאים ועל מה אתם מוציאים ובנוסף לא תפספסו הוצאות מוכרות שמפחיתות את גובה תשלומי המיסים שאתם משלמים.


🎯 פעולה מס' 5: בדקו מי מהלקוחות טרם שילמו לכם

אחת לשבוע, עליכם לבדוק מי מהלקוחות חייב לכם כסף ולשלוח תזכורות ללקוחות שעדיין לא שילמו.

זה מתקשר באופן ישיר לתזרים המזומנים של העסק. תזרים מזומנים זה הכסף שנכנס לעסק והכסף שיוצא מהעסק בפועל ואתם צריכים לוודא שנכנס כסף לעסק כדי שתוכלו לשלם את ההוצאות של העסק. תזרים מזומנים ורווחיות של העסק אלה שני דברים שונים. אם אתם מסתכלים על דוח רווח והפסד של העסק ואתם לא מבינים איך זה שיש לכם רווח בעסק (לפי דוח רווח והפסד) ועדיין החודש ממש קשה לכם לשלם את החשבונות, זה קשור לתזרים מזומנים וכנראה שיש שם בעיה תזרימית.

אז הפעולה הזו מוודאת שהכסף נכנס לעסק באופן שוטף כדי שתזרים המזומנים שלכם יהיה חיובי.

אני פוגשת הרבה בעלי עסקים שיש להם חשבוניות בחריגה של 60 יום בסכומים של אלפיי שקלים ויותר וזה מקשה עליהם לשלם את החשבונות של העסק.

על ידי בדיקת חובות של לקוחות ושליחת תזכורות לביצוע התשלום על בסיס שבועי, אתם מוודאים שאתם מקבלים את הכסף המגיע לכם תוך זמן סביר.


🎯 פעולה מס' 6: בדקו את המספרים שלכם אחת לחודש

אחת לחודש, עליכם לבדוק מה קורה עם הכסף שלכם בעסק. כמה הכנסות? כמה הוצאות? האם יש לכם החודש רווח או אולי הפסד? כמה מיסים אתם משלמים? ועוד.

בפעולה הזו, עליכם להפיק או להכין בכל חודש דוח שנקרא "דוח רווח והפסד". זה דוח שמפרט את כל ההכנסות של העסק, את כל ההוצאות של העסק ואת הרווח או ההפסד.

אם יש לכם רואה חשבון, אתם יכולים לבקש ממנו להפיק לכם דוח רווח והפסד עם הנתונים האלה.

אם אין לכם רואה חשבון ואתם מתנהלים בכוחות עצמכם, אתם יכולים לרכז את כל ההכנסה החודשית ולהפחית ממנה את סך ההוצאות החודשיות ולהבין האם יש לכם רווח או הפסד החודש.

ככל שתכירו טוב יותר את המספרים של העסק, הביטחון שלכם יגדל. הביטחון יגיע מהידיעה של מה שקרה החודש ולא תצטרכו לדאוג מחוסר הודאות. זה לא משנה אם התוצאה של החודש היא טובה או גרועה, הביטחון שאתם יודעים מה קרה לכם החודש בעסק מגיע מעצם הידיעה, מגיע מזה שאתם לא חוששים מהתרחיש הגרוע ביותר כי יש לכם את העובדות.


📌 סיכום:

דיברנו על 6 פעולות שיעזרו לכם לשמור על התנהלות פיננסית טובה בעסק:

  1. קבלות וחשבוניות במקום אחד

  2. לעבוד על ענייני הכספים (אחת לשבוע)

  3. לתעד את העסקאות (אחת לשבוע)

  4. לעקוב אחר כל ההוצאות (אחת לשבוע)

  5. לבדוק מי מהלקוחות לא שילמו (אחת לשבוע)

  6. לבדוק את המספרים (אחת לחודש)

הערה חשובה – הפעולות המפורטות כאן הן לא כל מה שאתם צריכים לעשות בעסק מבחינה פיננסית. זה המינימום ההכרחי. אני ממליצה שתתחילו מהפעולות האלה וכשהפעולות האלה יהפכו להרגלים שלכם, תוכלו להתמודד עם פעולות מורכבות יותר. אלה פעולות בסיסיות שאם תעשו רק אותן אתם תהיו מאורגנים עם הכספים שלכם בעסק.

הערה חשובה נוספת - מפחיד אתכם להתעסק עם המספרים והניירת? התייחסו לזה כמו למשהו טוב שאתם עושים לעצמכם ולעסק שלכם (וזה באמת ככה) וכך תוכלו להתגבר על הפחד מלהתעסק עם זה. ככל שתעשו את הפעולות האלה יותר פעמים, יהיה לכם קל יותר!! הכל אפשרי.


מעניין אתכם להבין יותר ולהקפיץ את העסק שלכם לרמה הבאה? 🔥🔥 מוזמנים להציץ כאן 👇

📌 רוצים לקבל מדריך וידאו במתנה לחיסכון בתשלומי המיסים ולהתנהלות נכונה יותר? לחצו כאן

📌 קורס אינטרנטי "יותר כסף בעסק" (התנהלות פיננסית מיטבית שמייצרת שקט נפשי) לחצו כאן

מדריך זה נועד למסירת מידע בלבד ואין לראות בו כמתן חוות דעת ו/או ייעוץ מקצועי.